En hoe zit het met e-mail?

E-mail wordt vaak in één adem genoemd met webdiensten zoals de webhosting van een website. Toch zijn het twee volledig verschillende zaken. De verwarring ontstaat vaak doordat het beide diensten zijn die op een domeinnaam kunnen worden geactiveerd. Net zoals er diverse partijen zijn die uw website kunnen maken en hosten, zijn er diverse aanbieders van e-maildiensten.

In de praktijk zijn grote organisaties al snel het best af met een aparte e-mailhostingpartij die alle configuratie uit handen neemt. Als de omvang van het mailverkeer toeneemt, of veel wijzigingen in de e-mailadressen nodig zijn, ligt een eigen mailserver in het bedrijf voor de hand.

Met bijvoorbeeld gedeelde agenda’s, takenlijsten en overal toegankelijke e-mail is een Google G Suite of Microsoft 365 e-mailoplossing het best voor mkb en projectgroepen. Voor e-mailaliassen tenslotte, hoeven (bij mij) geen extra kosten elders gemaakt te worden. Hierdoor wordt deze oplossing vooral gebruik door ZZP-ers, particulieren en beheerders van losse of tijdelijke projecten.

De makkelijkste oplossing

Voor kleine ondernemers is mail verzenden via de internetprovider en ontvangen via een mailbox-dienst als bijvoorbeeld Soverin een uitstekende optie. Hiermee wordt mail ontvangen op een 'zakelijk' e-mailadres als info@[domeinnaam].nl mogelijk voor een zeer laag bedrag per maand. De e-mail hoeft dan ook niet, zoals bij een z.g. e-mail alias (zie verderop op deze pagina) via onze server te worden doorgestuurd maar kan direct bij u worden afgeleverd.

Het domeinnaam-beheer (en het hosten van uw CMS-website) kan wel op onze servers worden ingericht. Vanzelfsprekend maak ik in overleg voor u de nodige instellingen om op domein-niveau de 'koppelingen' met deze diensten te faciliteren zodat u probleemloos e-mail kunt zenden en ontvangen vanaf en op een 'mooi' e-mailadres info@[domeinnaam].nl.

Google G Suite

Met Google G Suite voor bedrijven legt u de opslag en het beheer van e-mail, agenda's, documenten en meer bij Google. Google heeft hiervoor veelzijdige software ontwikkeld zoals Gmail, Google Calendar en Google Drive. Alle informatie over uw mogelijkheden vindt u bij Google. Zij leveren ook goede support bij mogelijke problemen.

De installatie van Google G Suite op uw eigen bedrijfscomputer(s) kunt u gemakkelijk zelf. Als ik de domeinnaam voor u heb geregistreerd, kunt u de instelling-aanwijzingen van Google naar mij doorsturen. Ik zorg er dan voor dat alles netjes wordt ingesteld. Het is voor het functioneren van uw website geen enkel probleem als Google óók de domeinregistratie en z.g. DNS-hosting van uw domeinnaam verzorgt.

Microsoft Office 365

Het Office pakket van Microsoft heet Office 365 en is online bereikbaar, net als Google G Suite. Naast e-mail via Outlook, kunt u ook gebruikmaken van bekende programma's als Word, Excel en Powerpoint. Meer informatie over Office 365 en de mogelijkheden vindt u bij Microsoft.

Als ik de domeinnaam voor u heb geregistreerd, kunt u de instelling-aanwijzingen van Microsoft naar mij doorsturen. Ik zorg er dan voor dat alles netjes wordt ingesteld. Het is voor het functioneren van uw website geen enkel probleem als Microsoft óók de domeinregistratie en z.g. DNS-hosting van uw domeinnaam verzorgt.

Externe hostingpartij of eigen e-mailserver

Er zijn hostingpartijen die gespecialiseerd zijn in e-mailhosting. Zij verzorgen uw e-mail en kunnen vaak óók de domeinregistratie en z.g. DNS-hosting van uw domeinnaam verzorgen. Voor het functioneren van uw door mij gebouwde website is dit geen enkel probleem. Zodra nodig stem ik de hiervoor noodzakelijke instellingen af met uw e-mailhostingpartij.

Voor grotere bedrijven wordt soms een eigen server ingericht. Of kan de e-mailservice op een eventueel reeds bestaande bedrijfsserver worden bijgeïnstalleerd. Dit geeft meer vrijheid als er bijvoorbeeld dikwijls e-mailadressen wijzigen, maar hiervoor heeft u een bedrijf of medewerker nodig met voldoende kennis om de server te onderhouden.

Mail-aliassen

Goedkoop alternatief voor de ZZP-er

Bij een mail-alias wordt de e-mail door onze (webhosting-)server aangepakt en doorgesluisd naar een ander, achterliggend e-mailadres van u. Dit kan bijvoorbeeld een (gratis inbegrepen) e-mailadres zijn bij uw internetprovider. Een alias is alleen een ontvangstmethode voor aan u gerichte e-mail en staat geheel los van de manier waarop u zélf e-mail wegzendt.

Dit is de prijsgunstigste manier om e-mail te ontvangen op een net e-mailadres zoals info@domeinnaam.nl op de domeinnaam van uw website. Ik bied deze mogelijkheid, vooral voor ZZP-ers en kleine bedrijven, kosteloos aan bij de webhosting van door mij gebouwde websites.

Het is een goedkope, doorgaans bruikbare, methode maar er zijn ook wel enkele nadelen waar ik helaas niets aan kan doen:

Een mail-alias is eigenlijk een omweg. En ontvangende mailservers worden, om misbruik en spam te voorkomen, technisch steeds kritischer. Hierdoor worden de regels waaraan onze server moet voldoen om de mail überhaupt te mogen afleveren steeds strenger. Mail kan hierdoor foutmeldingen opleveren, worden vertraagd of in het meest extreme geval worden geweigerd.
Niet door u zelf te beheren. U kunt niet zélf e-mailadressen aanmaken en dient het achterliggende e-mailadres (ook bij wijzigingen) aan mij door te geven zodat ik de mail-alias correct voor u kan opzetten. Ik bied deze optie kosteloos aan en maak elke wijziging met de hand op uw verzoek. Hierdoor is deze oplossing eigenlijk niet geschikt bij een groot aantal e-mailadressen of frequente wijzigingen.
Berichten kunnen in de spambox verdwijnen. Doorgestuurde berichten hebben, door hun gedetecteerde verzend-route, op de uiteindelijke afleverplek (uw achterliggende afleveradres) veel meer kans in de spambox te worden geplaatst waardoor ze aan de aandacht ontsnappen.
Antwoorden kunnen doodlopen en verloren gaan. Sommige e-mailprogramma's begrijpen de bij het doorsturen toegevoegde zogenaamde mail-headers niet altijd helemaal goed (lees: negeren het bij het doorsturen toegevoegde z.g. 'reply-to'-adres). Hierdoor kan het voorkomen dat iemand het antwoord (onbewust) aan onze doorstuur-server richt in plaats van aan uw e-mailadres. Dergelijke doorlopende mail kan niet altijd later met de hand worden doorgezonden.

Tenslotte, u kunt geen mail verzenden via onze server. Het mail doorsturen faciliteert alleen het 'ontvangen' van e-mail. Een 'mooi' afzenderadres (zoals info@domeinnaam.nl) van uw eigen e-mail dient u daarom zelf in te stellen in uw mailprogramma. Standaard zal dit namelijk het achterliggende e-mailadres zijn waarheen wij uw e-mail doorsturen. Ik heb hiervoor wel diverse instructiefilmpjes gemaakt. Assistentie hierbij door mij is echter lastig omdat deze instellingen op uw eigen computer moeten worden gemaakt.