Handleiding Google Workspace-account

Volg onderstaande stappen voor het overzetten van een z.g. 'mail-alias' (mail doorstuur-service) waarbij de mail nu nog via onze server loopt, naar een professioneel e-mail ontvangstadres op de domeinnaam (b.v. info@[domeinnaam].nl) binnen een account bij Google Workspace.

Heb je meerdere domeinnamen geregistreerd met aparte mailadressen, kies er dan in dit stadium gewoon een. Je kunt later de andere domeinen toevoegen in de vorm van ‘gebruikers’.

  • Na het invullen van je gegevens en het aanmaken van je Workspace-account ga je naar dezelfde link en klik je op “Beheerdersconsole”.
  • Kijk rustig rond en bekijk welke apps van Google je wilt koppelen in dit account. Belangrijk is nu de optie ‘Account’. Ga naar ‘Domeinen’ en dan naar ‘Domeinen beheren’. Hier kun je een domeinnaam toevoegen (URL met bijbehorende info@[domeinnaam].nl mailadres).
  • Als je een domeinnaam toevoegt, klik door naar stap 2 en mail de verificatie-link naar mij zodat ik de voorbereidingen kan treffen opdat Google op onze server de beheercontrole (eigenaarschap) van de domeinnaam kan controleren. Als dit verwerkt is, kun je klikken op “Domein beschermen” (rechts onderin).
  • Als dit gelukt is kom je automatisch terug in je Workspace-overzicht met domeinen. Je kunt nu kiezen voor “Gmail activeren”. Ga verder en kies voor stap 2. Dit zijn de MX-records die ik voor je moet instellen. Deze zijn vaak hetzelfde, maar mail me deze gegevens ook even door. Als dat gebeurd is, kies je voor “Gmail activeren”.
  • Kies voor ‘Gebruikers toevoegen’. Hier maak je je mailadres aan, zoals info@[domeinnaam].nl. Dit creëert een nieuw Gmail-account, los van het bestaande account dat je misschien al gebruikt!
  • Heb je mail in een Gmail-account? Dan moet je dat overzetten naar je info@[domeinnaam].nl account door middel van gegevensmigratie. Als je dit doet, het even duren voordat Google dit gegaan heeft, geen zorgen. Als het eenmaal geactiveerd is, komt het vanzelf goed. Er zijn handige links met meer informatie over het migreren van de mail en de gegevensmigratieservice.
  • In je gmail-account kun je daarna kiezen om mail door te sturen naar een ander adres. In jouw geval dus info@[domeinnaam].nl.

Automatisch doorsturen van je Gmail inschakelen

  1. Open Gmail op je computer via het account waarvandaan je de berichten wilt doorsturen. Je kunt uitsluitend berichten doorsturen voor één Gmail-adres en niet voor een e-mailgroep of alias.
  2. Klik rechtsboven op Instellingen  Alle instellingen bekijken.
  3. Klik op het tabblad Doorsturen en POP/IMAP.
  4. Klik in het gedeelte Doorsturen op Een doorstuuradres toevoegen.
  5. Voer het e-mailadres in waar je de berichten naartoe wilt doorsturen.
  6. Klik op Volgende Doorgaan OK.
  7. Er wordt een verificatiebericht naar dat adres gestuurd. Klik op de verificatielink in dat bericht.
  8. Ga terug naar de instellingenpagina voor het Gmail-account waarvandaan je berichten wilt doorsturen en vernieuw je browser.
  9. Klik op het tabblad Doorsturen en POP/IMAP.
  10. Selecteer in het gedeelte 'Doorsturen' de optie Een kopie van binnenkomende berichten doorsturen naar.
  11. Kies wat je wilt dat er gebeurt met de Gmail-kopie van je e-mails. We raden je aan te kiezen voor 'kopie van Gmail behouden in inbox'.
  12. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Tip: Als je je mail leest via bijvoorbeeld Outlook of Thunderbird, vergeet dan niet hier de accountinstellingen aan te passen. In feite kun je nu het Gmail-account verwijderen en je nieuwe info@[domeinnaam].nl account toevoegen.

Meerdere websites en mailadressen

Wil je op meerdere mailadressen mail van meerdere domeinnamen ontvangen? Dat kan allemaal in hetzelfde Workspace account! Kies bij ‘Domeinen beheren’ voor Domein toevoegen. Kies nu voor ‘secundair domein’ (vakje links). Doorloop stap 4 nog een keer.

Als het gelukt is om een andere URL toe te voegen: Ga weer naar ‘Domeinen beheren’ en voeg nu een gebruiker toe. Zie stap 5 – 7.

Let op, elke gebruiker (info@[domeinnaam].nl mailadres) die je toevoegt wordt apart doorberekend a €5,20 per maand (prijs december 2021). Door de scheiding in ontvangst-accounts kun je beide e-mailadressen dan natuurlijk ook apart gebruiken. Ook krijg je binnen elk Workspace-account de andere privileges van Google (zoals opslagruimte en de mogelijkheden voor het delen van kalenders en documenten enz.) er bij.